Wizytacja sali konferencyjnej

Lubimy kupować produkty warte swojej ceny. Dla niektórych gwarantem udanych zakupów jest świetny materiał, marka lub zwyczajnie długoletnia gwarancja na towar. Czym kierować się w wyborze sali konferencyjnej? Na co zwracać uwagę podczas wizytacji takiego obiektu?

Konieczność wizytacji

Nieznana nam wcześniej sala konferencyjna może okazać się nieodpowiednia dla naszego wydarzenia, dlatego zawsze trzeba udać się na wizytację nowego pomieszczenia. Nie zatwierdzajmy miejsca konferencji, w którym nigdy nie byliśmy. Zdjęcia często przedstawiają zakrzywiony obraz sali, możemy sobie wyobrażać ją w jakiś sposób, jednak na żywo spotkamy się z czymś odbiegającym od naszych wyobrażeń. Dlatego nie warto bagatelizować oględzin. Jeśli wynajmujemy salę, która znajduje się na drugim końcu kraju, wtedy możemy w ostateczności przystać na zapewnienia agencji i rekomendacji klientów, jednak nadal jest to ryzykowne.

Serwis konferencyjny

Możemy jednak wybrać możliwość skorzystania z usług serwisu konferencyjnego, posiadającego własną bazę obiektów. Mogą oni za nas wykonać wizytacji danego obiektu według naszych wytycznych, które zawrzemy w mailingu do serwisu. Możemy w nim podkreślić sprawy, które są dla nas kluczowe (obiady, przerwy kawowe, noclegi, niezbędne sprzęty do przeprowadzenia konferencji). Dodatkowo przedstawiamy termin konferencji i liczbę uczestników. Mogą oni według tych danych wybrać salę, która jest najbliższa naszym wymaganiom. Nic jednak nie zastąpi własnych oględzin, zwłaszcza jak wydarzenie jest dla naszej firmy kluczowe i wszystko powinno pójść po naszej myśli.

Na co należy zwrócić uwagę podczas oględzin?

• Pojemność sali i możliwość ustawienia stołów według naszego zamysłu;
• Wyposażenie sali (flipchart, tablice interaktywne, projektor z ekranem);
• Obsługa konferencji;
• Nagłośnienie i akustyka;
• Oświetlenie;
• Wyżywienia (warto się zorientować, jakie przekąski będą serwowane, jakie jest menu);
• Dojazd do miejsca konferencji;
• Możliwość parkingu;
• Nocleg w osobnym hotelu czy w tym samym budynku;
• Wyciszenie pomieszczenia;
• Odległość pomieszczenia od kuchni (w przypadku braku wyciszenia sali i zbyt małej odległości może dobiegać do nas szmer garnków oraz zapachy);
• Możliwość użycia tłumaczenia symultanicznego (w razie konieczności)

Podsumowanie

Do wizytacji trzeba się odpowiednio przygotować. Warto w zarysie przedstawić program konferencji i zarysować sylwetki spodziewanych gości. Po omówieniu detali organizator powinien uważnie prześledzić warunki umowy. W przypadku organizacji konferencji kilkudniowej, gdy istnieje potrzeba wynajmu pokoi, warto poprosić właściciela o zaprezentowanie nam noclegu o najniższym standardzie. Jeśli ten przypadnie nam do gustu, nie musimy się martwić o wyższy standard. Informacja o ilości spodziewanych gości powinna sprawić, że załoga obiektu będzie zwarta i gotowa oraz w odpowiedniej ilości by obsłużyć większą ilość uczestników (np. podczas obiadu, noclegu, w barze).

Jeśli wszystko, co zostało nam pokazane wzbudza nasze zaufanie i spełnia wymagania, możemy zacząć pracować nad szczegółami naszego wydarzenia w kwestiach merytorycznych. Powodzenia!