Przede wszystkim impreza firmowa ma na celu przede wszystkim integrację pracowników, dlatego też do tej kwestii należy przywiązywać wiele uwagi. Tutaj dobrze wybrane gry i zabawy na pewno powinny być dość istotnym elementem. Poza tym, aby cała załoga mogła się dobrze bawić, na pewno lepiej jest zlecać przygotowanie imprezy firmie zewnętrznej, a nie pracownikom firmy, którzy przez to zamiast bawić się i integrować, będą mieli na głowie masę spraw.

Oczywiście wybór miejsca imprezy jest dość istotny. Jeżeli ma to być impreza zamknięta, w sali wówczas powinna być ona dość obszerna, dobrze jest jeżeli nie ma w niej zbyt wielu zakamarków. Ponadto istotny jest także termin. Jeżeli bowiem wybierze się środek tygodnia, pracownicy na pewno będą wcześniej ją opuszczać, aby następnego dnia stawić się w pracy. Tutaj rozwiązaniem może być przesunięcie godzin pracy następnego dnia, aby nie musieli zbyt wcześniej wstawać. Jednak na pewno idealnym wyjściem jest zorganizowanie takiej imprezy w weekend.

Oczywiście istotne jest także wybranie właściwych form integracji. Różnego rodzaju gry i zabawy powinny być starannie przemyślane, aby nikogo nie faworyzować, ale zapewniać dobrą zabawę i zmuszać do działania w większych grupach. Poza tym często imprezy firmowe są organizowane tak, aby pracownicy przyszli na nie z rodzinami. Wtedy na pewno należy zadbać o odpowiednią rozrywkę dla dzieci czy członków rodzin.

Na pewno jednak jak mowa o imprezach firmowych jedna rzecz musi być najważniejsza. Nie ma wtedy żadnej hierarchii służbowej, nikt nikim nie rządzi i nie jest wyżej. Dlatego na pewno należy rezygnować z takich sytuacji jak na przykład oddzielne stoliki na poczęstunek dla kierownictwa.  Poza tym dobrze jest zorganizować ją w takim charakterze, aby pracownicy mogli się ubrać na luzie zamiast w sztywne garnitury, zwłaszcza gdy na co dzień w nich pracują. Czasem konieczna może okazać się pomoc profesjonalnego wodzireja, zwłaszcza gdy jest to jedna z pierwszych imprez tego typu w firmie. Pomoże on wprowadzić luźną i sprzyjająca zabawie atmosferę, o którą najczęściej na pierwszych imprezach jest dość ciężko. Tutaj na pewno profesjonalna firma zajmująca się organizacją takich imprez będzie bardzo pomocna. Zazwyczaj bowiem mają w tej kwestii o wiele większe doświadczenie i dzięki temu mogą sprostać wymaganiom każdego klienta.
 

Jeżeli nie chcesz organizować imprez firmowych sam – zobacz, co oferują Ci firmy, które zajmują się tym profesjonalnie!

Artykuł Organziacja imprezy firmowej – jak się do tego zabrać? pochodzi z serwisu Kozidwor.pl - śluby, wesela, imprezy branżowe. Zobacz, jak je organizować!.

Jej decyzja dojrzała zaraz po ukończeniu studiów. Kreowanie wizerunku firm i instytucji, czyli kierunek jaki skończyła, niejako powiązany był z tym co zamierzała zrobić. Ponadto miała pewne doświadczenie w organizacji pokazów tańca, które mogła wykorzystać do prowadzenia firmy. Jedynym minusem był na pewno moment, bowiem w 2011 roku na rynku panował kryzys, co powodowało, że założenie jakiegokolwiek biznesu było dość ryzykownym ruchem. Dlatego też rodzina i znajomi ostrzegali iż nic może z tego nie wyjść i powinna się wstrzymać, a nie od razu po studiach rzucać się na przysłowiową głęboką wodę. Jednakże Oliwia pozostała nieugięta w swojej decyzji, czego dzisiaj na pewno nie żałuje.

Początki firmy

Na samym początku podobnie jak w każde branży Oliwia zetknęła się z kilkoma niezbyt przyjemnymi sytuacjami, jak te w których ktoś plagiatował jej harmonogramy szkoleń. Jednakże jak podkreśla, większość sytuacji które ją spotkały były pozytywne, biorąc pod uwagę także fakt, iż zaczynając nie miała ona ani żadnych kontaktów w tej branży, ani znajomości ani tym bardziej doświadczenia.

Obecnie terenem działania firmy jest Kraków i Polska południowa, jeżeli jednak impreza ma zasięg ogólnokrajowy, wtedy firma działa tam gdzie jest to konieczne.

Dotacja na start

Finanse były niezwykle istotną częścią realizacji planów związanych z biznesem, dlatego Oliwia postanowiła wystąpić o dotację unijną. Pomimo wielu przeciwności w końcu ją uzyskała, co udało się dopiero za 7 razem, gdyż wcześniej jej wnioski z bardzo różnorodnych powodów były odrzucane. Dotacja pozwoliła sfinansować zakup wielu niezbędnych sprzętów. Firma Oliwii jako jedyna w kraju posiada na przykład bańkową kulę. Jest to wykonana na indywidualne zamówienie maszyna, pozwalająca na zamknięcie ludzi w ogromnych mydlanych bańkach.

Na dzień dzisiejszy firma współpracuje z kilkunastoma osobami. Właścicielka unika zatrudniania na etat uważając, że tym samym pracownicy mają znacznie mniejszą motywację do pracy i działania. Twierdzi że do momentu w którym nie będzie musiała zatrudniać nikogo na etat, tego nie zrobi.

Firma Oliwii to obecnie 3 działy, które skupiają się na określonym rodzajach imprez. Jeden zajmuje się imprezami dla dzieci, jak na przykład urodzinowe, drugi zaś imprezami firmowymi, wymagającymi zupełnie innego podejścia. Trzeci dział skupia się na imprezach dla dorosłych jak wieczory panieńskie czy kawalerskie lub podobne do nich.

Na pewno swoistą ciekawostką będzie fakt, że już po pierwszym miesiącu prowadzenia firmy Oliwia zanotowała zyski, co rzadko się zdarza w wielu biznesach. Twierdzi, że przez kilka lat prowadzenia ani razu nie doszło do sytuacji w której firma zakończyłaby miesiąc stratami.

Przykład Oliwii idealnie pokazuje, że jeżeli tylko się chce, to można osiągnąć postawiony sobie cel. Czasem nawet taki pomysł na biznes, który w otoczeniu wydaje się nierealny do spełnienia, ma duże szanse powodzenia.

Artykuł Kobieta i biznes, czyli event manager pochodzi z serwisu Kozidwor.pl - śluby, wesela, imprezy branżowe. Zobacz, jak je organizować!.

Wiele osób pytanych o kwestię bezpieczeństwa, zwłaszcza pracujących w branży ochroniarskiej uważa, że ci którzy mają za zadanie chronić jej uczestników powinni posiadać koncesję na ochronę osób i mienia. Jak się jednak okazuje, w tej kwestii przepisy, czy Ustawa o organizacji imprez masowych i wiele z nią powiązanych nie są zbyt jednoznaczne co sprawia, że interpretacja tego faktu nie jest prosta.

Występuje tutaj pewne powiązanie Ustawy o imprezach masowych z ustawą o ochronie osób i mienia. W myśl tej pierwszej, organizator musi zadbać o bezpieczeństwo. W kontekście tej właśnie ustawy oznacza to przede wszystkim zatrudnienie odpowiednich służb porządkowych i informacyjnych, które będą podlegały kierownikowi do spraw bezpieczeństwa tej właśnie imprezy. W tej samej ustawie jest także wspomniane, iż pracownik służb porządkowych powinien posiadać ważną licencję pracownika ochrony fizycznej. I właśnie z tego powodu często występuje błędne przekonanie, iż obie ustawy się ze sobą ściśle wiążą.

Pracownicy ochrony fizycznej mają za zadanie przede wszystkim ochraniać zdrowie i mienie, a co za tym idzie, mają zazwyczaj nieco szerszy zakres kompetencji niż zatrudnione służby porządkowe. Jednakże tego typu koncesji wymaga się zazwyczaj od przedsiębiorcy który świadczy usługi za kresu ochrony i mienia. Dlatego też jeżeli organizator imprezy masowej decyduje się na powołanie własnych służb w tym celu, traktuje się to jako swoiste działanie wewnętrzne i dlatego od osób, które są do tego zatrudniane nie zawsze jest wymagana koncesja.

Generalnie więc nie zawsze w sytuacji gdy jest organizowana ochrona imprez masowych koniecznie muszą to być tylko i wyłącznie osoby z licencją POF. Jednakże, zatrudnianie takich właśnie osób daje znacznie większą pewność tego, iż podejdą oni profesjonalnie do zleconych im zadań. Wtedy jednak należy rozróżnić służby porządkowe, czyli zajmujące się utrzymaniem terenu imprezy w odpowiednim staniem od tych osób, których zadaniem jest przede wszystkim dbanie o bezpieczeństwo. Nie powinny one wykonywać tych samym zadań i obowiązków. Na pewno najbardziej korzystną opcją jest taka gdy zatrudnia się firmę, która kompleksowo zajmuje się organizacją ochrony a często także i służb porządkowych na danej imprezie. Dla organizatorów to przede wszystkim ułatwienie zadania, gdyż wiąże się to z bardzo wieloma czynnościami, które wówczas w ramach podpisanej umowy wykonuje zatrudniona firma. Poza tym często w takiej sytuacji gdy ochronę i zapewnienie porządku na imprezie powierza się firmie całościowo, wówczas w sytuacji gdy nie dopełnią swoich obowiązków organizator imprezy ma prawo dochodzić od nich odszkodowania.

Artykuł Kto powienien zajmować się ochroną imprez masowych? pochodzi z serwisu Kozidwor.pl - śluby, wesela, imprezy branżowe. Zobacz, jak je organizować!.

Artykuł Stół multimedialny – recepta na udaną imprezę firmową pochodzi z serwisu Kozidwor.pl - śluby, wesela, imprezy branżowe. Zobacz, jak je organizować!.

DLACZEGO?

 Firmy ciągle poszukują coraz to nowszych i skuteczniejszych narzędzi komunikacji z potencjalnymi klientami. Organizacja eventu buduje zaufanie i lojalność wobec konkretnej marki. Zaproszenie stałych klientów sprawi, że poczują się oni doceniani. Pozyskując nowych klientów nie zapominajmy o starych. Taki kogel mogel klienteli pozwoli na integrację i różnorodność. Pracownicy poczują się zmotywowani do pracy w firmie, która dba o ich nastrój i samopoczucie. Podczas eventu można zrobić cokolwiek specjaliści od marketingu sobie wymarzą.

POMOC W ORGANIZACJI

Doprowadzenie organizacji do skutku jest długotrwałym i czasochłonnym zadaniem. Jeśli ma on być bardzo profesjonalny i wystawny, trzeba zacząć liczyć koszty. Jednak warto zainwestować więcej pieniędzy w takie wydarzenie, żeby samo w sobie było ono świetną reklamą. Nie tnijmy kosztów w zbyt wielu miejscach, żeby później nie okazało się, że to nad czym pracujemy, okaże się całkowitą katastrofą.

W Polsce rynek firm specjalizujących się w organizacji konferencji, kongresów, eventów promocyjnych, integracyjnych oraz wyjazdów pracowników jest duży i szeroki. Jednak gdy klient bardziej zagłębi się w ofertę co poniektórych, zrozumie, że mimo szerokiego wyboru, ciężko trafić na prawdziwą perełkę. Branża eventowa jest zróżnicowana. Prawdziwych profesjonalistów zasłaniają małe, ale bardzo głośne firmy, które często nie mają zbyt dużego doświadczenia. Polecam uważnie czytać ofertę, porozmawiać telefonicznie z przedstawicielem i upewnić się, że wszystkie wymagania, jakie stawiamy agencji, będą spełnione. Często wynajęcie agencji jest znacznie lepszym pomysłem niż organizacja eventu na własną rękę. Oszczędzamy czas i często także pieniądze. Doświadczona agencja specjalizująca się w takich wydarzeniach na pewno bardziej profesjonalnie podejdzie do temu, zastosuje znane sobie metody i dobrze doradzi klientowi.

SCENARIUSZ EVENTU

Większość scenariuszów eventowych jest oparta na założeniu, że samo wydarzenie jest organizowane jako nagroda dla pracowników za świetne efekty pracy przy jednoczesnym bloku motywacyjnym kadry firmy. Wyjazdy integracyjne są bardzo skutecznym narzędziem budowania lojalności, motywowania pracowników do dalszego wysiłku i pracowania dla dobra marki. Oddani pracownicy są na wagę złota w dzisiejszym świecie, gdzie każdy zmienia pracę jak rękawiczki, zyskując doświadczenie i nowe umiejętności. Takiego pracownika trzeba przy sobie zatrzymać. Od tego między innymi są takie wyjazdy integracyjne. Ponadto impreza eventowa ma pokazać potencjał zespołu. Kadra firmy znajduje się w całkowicie nowej scenerii i okolicznościach. Nieodłącznym elementem eventów integracyjnych jest organizacja gier dostosowanych do konkretnej firmy.

PODSUMOWANIE

To jest oczywiście jedna dziesiąta tego, co można zrobić na eventach firmowych i do czego one służą. Równie dobrze event może być skierowany do wszystkich chętnych. Może to być konferencja, kongres, seminarium lub coś rozwojowego. Ważnym jest, aby świadomie wykorzystać tą opcję jako narzędzie marketingowe. Reklama musi być widoczna, ale nie nachalna, aby osoba uczestnicząca w wydarzeniu, czuła się komfortowo. 

Artykuł Event jako narzędzie marketingowe pochodzi z serwisu Kozidwor.pl - śluby, wesela, imprezy branżowe. Zobacz, jak je organizować!.

ZBUDUJ MARKĘ

Marka firmy nie jest budowania tylko poprzez reklamę. Dział marketingu na pewno ucieszyłby się na wieść o wydarzeniu, na którym trzeba pokazać swoje najlepsze oblicze. Piękna siedziba, dobre traktowanie pracowników i wysokie pensje to jedno. Zewnętrzny wizerunek firmy buduje się poprzez wielkie wydarzenia, patronaty i obecność w codziennej rzeczywistości klientów. 

ZAISTNIENIE W ŚWIADOMOŚCI LUDZI

Warunkiem sukcesu rynkowego przedsiębiorstwa jest pozyskanie przewagi wobec konkurencji. Można ją dostrzec analizując trzy kryteria:

• Stopień dostrzegania przez odbiorcę
• Trwały charakter marki
• Znaczenie dla odbiorcy

Organizacja wydarzeń jest idealnym sposobem na zaistnienie w umysłach potencjalnych klientów. Spotkania integracyjne budują lokalność wobec firmy, konferencje budzą zaciekawienie, jeśli są dobrze przeprowadzone i mają wartość merytoryczną. Partnerstwo w wydarzeniach tworzy obraz marki troszczącej się i pomagającej w jakiejś konkretnej sprawie. Każde przedsięwzięcie buduje wizerunek firmy. Jaki? To już zależy od jego organizacji.

PROFESJONALNA ORGANIZACJA

Organizacja imprezy to nie tylko wydawanie pieniędzy. Jest to ciężka praca nad efektem końcowym. Od wyboru odpowiedniego miejsca, poprzez zamówienie smacznego cateringu, aż do oprawy artystycznej. Jeśli nie ma osoby w firmie, która mogłaby podjąć się tego wyzwania to polecam skorzystanie z usług profesjonalnych agencji, które od lat zajmują się takimi eventami. Doświadczona firma będzie posiadała odpowiednie zaplecze oraz wiedzę, co najczęściej idzie nie tak, przez co łatwiej jej wyeliminować potencjalne wpadki. Niestety tak już jest, że wpadki mogą przysłonić nawet najlepsze wydarzenie, bo to one najszybciej zostają zapamiętywane. Nie ważne kto się zajmuje organizacją – w gruncie rzeczy chodzi o niezapomniane wrażenie i ciekawie spędzony czas przez klientów. To daje nam wymierne korzyści dla budowania marki. 

TEMATYKA WYDARZENIA

Imprezy masowe, na organizację, których może pozwolić sobie szanująca się firma oddziałują na podświadomość klienta bardziej niż się wydaje. Zaproszenia na konferencje, zachęcanie rzadkimi tematami lub postawienie swojej firmy jako eksperta w temacie (w którym jest ekspertem!) może zdziałać cuda. Warto podjąć temat, który jest najbliższy działaniom marki lub wspomóc większe projekty mające na celu ochronę środowiska lub zwrócić uwagę na jakiś problem. Nie ma na co czekać, organizujmy event!

Artykuł Budowanie marki poprzez organizację eventów pochodzi z serwisu Kozidwor.pl - śluby, wesela, imprezy branżowe. Zobacz, jak je organizować!.

Jasno określone cele

Musimy doskonale wiedzieć, co chcemy osiągnąć poprzez takie spotkanie towarzyskie. Jaka jest nasza grupa docelowa – czy to pracownicy naszej firmy, a może klienci biznesowi, z którymi chcemy ocieplić kontakty? Organizacja imprez firmowych bywa nie lada wyzwaniem W obu przypadkach łatwo ustalić ramy imprezy. Pracownicy potrzebują wydarzenia do większej integracji, zmotywowania się i rozluźnienia. Niech to będzie czas, w którym buduje się lojalność i dobrą opinię o firmie. Takie wydarzenie będzie miało charakter nieformalny. Jednak klienci biznesowi i partnerzy będą potrzebowali nieco więcej atencji podczas przyjęcia. Musi mieć ono charakter bardziej formalny, by sprzyjał rozmowom biznesowym, które mogą wywiązać się dość spontanicznie na takim spotkaniu. Nie zorganizujemy w takim przypadku balu maskowego, bo nie otrzymamy oczekiwanego efektu.

Przygotowanie wydarzenia

Przygotowanie imprezy karnawałowej wbrew pozorom to bardzo ciężka i pracochłonna praca. Dobrze zlecić to zadanie konkretnemu zespołowi w firmie lub zewnętrznej agencji. Wykonają oni wszelkie działania związane z urzeczywistnieniem tej przyjemnej formie integracji. Wybór muzyki, lokalu, cateringu, zabaw i odpowiadanie za umowy i wszelkie szczegóły będą na ich głowie.

Sala karnawałowa

Wybór sali, w której odbędzie się impreza jest kluczowym punktem organizacji. Firm wynajmujących profesjonalne sale konferencyjne lub innego typu jest całe mnóstwo na rynku. Łatwo znaleźć coś, co idealnie będzie odpowiadało naszym potrzebom. Jest to na tyle ważne, że wynajęcie odpowiedniej sali może ograniczyć koszty na dekorację, a jeśli firma zajmuje się kompleksowo obsługą wydarzeń, zaoszczędzimy czas i często pieniądze na wynajęcie cateringu, nagłośnienia, DJ, itp. Świetną możliwością jest wynajęcie wielu sal o różnej funkcjonalności, np. jedna przeznaczona na kolację, w drugiej odbywają się tańce, w trzeciej rozrywki typu bilard lub ruletka, a w czwartej możliwość spokojnego porozmawiania. Jest to różnorodna opcja, która zawsze się sprawdza.

Dobre wibracje

Świetna organizacja imprezy karnawałowej to nie wszystko. Ważne jest również zadbanie o samopoczucie uczestników. Nawet najlepiej wymyślone wydarzenie może okazać się fiaskiem ze względu na niezadowolonych klientów. Pamiętajmy, że to właśnie takie sytuacje mają zbliżać nas samych, więc duża swoboda, prywatne rozmowy i niezobowiązująca zabawa jest konieczna. Takie przyjęcia mają w sobie duży pokład inwestycji w kontakty międzyludzkie, które później mogą zaowocować na współpracy. Jest to również budowanie dobrego wizerunku swojej firmy.

Artykuł Karnawał w firmie – jak zorganizować imprezę karnawałową pochodzi z serwisu Kozidwor.pl - śluby, wesela, imprezy branżowe. Zobacz, jak je organizować!.